We're looking for a team assistant!

The Max Planck Institute for the Science of Light (MPL) in Erlangen with currently about 285 employees is dedicated to basic research in the optical sciences. We are looking for a

Team Assistant (m/f/d) for the Director of the Division of Biological Optomechanics

(Full time 39h / week)

Fluent German is necessary for this position.

Ihre Aufgaben:

- Unterstützung des Direktors bei allen anfallenden organisatorischen Aufgaben der Abteilung

- Allgemeine Büroorganisation (Bearbeitung von E-Mails, Terminplanung, Ablage- und Dokumentenmanagement, Reisemanagement, Organisation von Meetings)

- Unterstützung bei der Vorbereitung interner wie externer Berichte (u.a. beim Verfassen von Protokollen, Reden, Berichten und Präsentationen für den Abteilungsdirektor)

- PR-Management der Abteilung inklusive Pflege der Abteilungswebseite mittels Content Management System (Typo 3) in enger Zusammenarbeit mit der PR-Abteilung des Institutes

- Veranstaltungsorganisation in enger Zusammenarbeit mit dem Meeting-Management des Institutes

- Betreuung der internationalen Gäste der Abteilung

- Schnittstelle zu anderen wissenschaftlichen und administrativen Bereichen des Instituts

Ihr Profil:

- Abgeschlossene (wissenschaftliche) Hochschulbildung oder eine abgeschlossene Berufsausbildung im Bereich Kommunikation, Büroorganisation, Reisemanagement bzw. gleichwertige Fähigkeiten und Erfahrungen

- Exzellentes und makelloses Organisationstalent

- Strukturierte Arbeitsweise und ausgeprägtes analytisch-konzeptionelles Denkvermögen

- Sehr gutes Ausdrucksvermögen und überzeugendes, zuvorkommendes sowie serviceorientiertes Auftreten nach innen und außen

- Hohes Maß an Eigeninitiative und Flexibilität sowie eine äußerst zuverlässige und sorgfältige Arbeitsweise auch unter Termindruck

- Sehr gute MS-Office Anwenderkenntnisse

- Verhandlungssichere Englischkenntnisse in Wort und Schrift

- Gute Anwenderkenntnisse von Bildbearbeitungs- und Content Managementprogrammen bzw. die Bereitschaft sich in diese schnell einzuarbeiten

- Erfahrung im Bereich Public-Relation Management wünschenswert

Sie arbeiten gerne in einem engagierten Team und haben Freude am Kontakt mit Menschen aus unterschiedlichen Kulturkreisen. Offenheit für stets wechselnde Anforderungen in einem international agierenden Forschungsinstitut rundet Ihr Profil ab.

Unser Angebot:

- Eine interessante und abwechslungsreiche Tätigkeit in einem modernen, internationalen Umfeld

- Ein Arbeitsplatz in einem neuen und modernen Institutsgebäude

- Ein zunächst auf zwei Jahre befristetes Arbeitsverhältnis (eine anschließende Übernahme in ein unbefristetes Arbeitsverhältnis wird angestrebt)

- Sehr gute Arbeitsatmosphäre; Offenheit für Veränderungen und Ideen

- Möglichkeiten zum regelmäßigen Fachaustausch und Fortbildungsmöglichkeiten

- Die Vergütung erfolgt abhängig von Qualifikation und Erfahrung mit allen Leistungen des öffentlichen Dienstes nach dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst (TVöD Bund)

- Zusätzliche Altersversorgung durch die Versorgungsanstalt des Bundes und der Länder

- Die Vereinbarkeit von Beruf und Familie ist uns ein wichtiges Anliegen, wir unterstützen Sie daher gerne bei der Suche nach geeigneten Kinderbetreuungsmöglichkeiten

Die Max-Planck-Gesellschaft hat sich zum Ziel gesetzt, mehr schwerbehinderte Menschen zu beschäftigen. Bewerbungen schwerbehinderter Menschen sind ausdrücklich erwünscht. Die Max-Planck-Gesellschaft strebt nach Gender- und Diversitygerechtigkeit. Wir begrüßen Bewerbungen jedes Hintergrunds.

Haben wir Ihr Interesse geweckt? Dann bewerben Sie sich bis 31.10.2020 über unser Online-Bewerbungstool.